Pour des raisons légales votre entreprise doit conserver durant un certain temps ses documents. Chaque type de document dispose d’une durée minimale de conservation qui peut aller de 2 à 30 ans.
Par exemple, les documents relatifs au personnel doivent être conservés durant 5 ans, tout comme les documents bancaires. Les contrats d’acquisition ou de cession de bien immobiliers, eux, doivent être conservés 30 ans. Vous trouverez, dans le tableau suivant, la liste des principaux documents d’entreprise ainsi que leur durée de conservation minimale.
Durée minimale de conservation par type de document d’entreprise
| Type de document | Durée minimale de conservation | |
| Documents civils et commerciaux | Contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale | 5 ans |
| Documents attestant de la fourniture de biens ou de services aux consommateurs (bons de livraison, PV de réception des travaux) | 2 ans | |
| Contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans | |
| Documents comptables | Livres et registres comptables Bons de commande, bons de livraison,factures clients et fournisseurs… |
10 ans à compter de la clôture de l’exercice |
| Documents bancaires | Relevés bancaires, talons de chèque… | 5 ans |
| Documents fiscaux | Livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration (impôt sur le revenu, impôt sur les sociétés, BIC, BNC, impôts directs locaux, CFE, CVAE, TVA…) | 6 ans à compter de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis |
| Documents sociaux | Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice |
| Registre de titres nominatifs, ordres et registre des mouvements de titres, registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration |
5 ans | |
| Statuts de la société | 5 ans à compter de la radiation de la société du RCS | |
| Convocations, feuilles de présence et pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d’administration, rapports des commissaires aux comptes | 3 ans (3 derniers exercices) | |
| Documents relatifs au personnel | Bulletins de paie (double papier ou sous forme électronique), registre unique du personnel, contrats de travail et documents relatifs aux salaires, primes, indemnités et soldes de tout compte | 5 ans |
Face à ces différents délais et au caractère légal de ces obligations, il est important pour une entreprise de mettre en place une gestion efficace de ses documents. C’est ici qu’intervient la GED.
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