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Législation : combien de temps conserver vos documents ?

Pour des raisons légales votre entreprise doit conserver durant un certain temps ses documents. Chaque type de document dispose d’une durée minimale de conservation qui peut aller de 2 à 30 ans.

Par exemple, les documents relatifs au personnel doivent être conservés durant 5 ans, tout comme les documents bancaires. Les contrats d’acquisition ou de cession de bien immobiliers, eux, doivent être conservés 30 ans. Vous trouverez, dans le tableau suivant, la liste des principaux documents d’entreprise ainsi que leur durée de conservation minimale.

Durée minimale de conservation par type de document d’entreprise

Type de document Durée minimale de conservation
Documents civils et commerciaux Contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale 5 ans
Documents attestant de la fourniture de biens ou de services aux consommateurs (bons de livraison, PV de réception des travaux) 2 ans
Contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans
Documents comptables Livres et registres comptables
Bons de commande, bons de livraison,factures clients
et fournisseurs…
10 ans à compter de la clôture de l’exercice
Documents bancaires Relevés bancaires, talons de chèque… 5 ans
Documents fiscaux Livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration (impôt sur le revenu, impôt sur les sociétés, BIC, BNC, impôts directs locaux, CFE, CVAE, TVA…) 6 ans à compter de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis
Documents sociaux Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) 10 ans à compter de la clôture de l’exercice
Registre de titres nominatifs, ordres et registre des mouvements
de titres, registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration
5 ans
Statuts de la société 5 ans à compter de la radiation de la société du RCS
Convocations, feuilles de présence et pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d’administration, rapports des commissaires aux comptes 3 ans (3 derniers exercices)
Documents relatifs au personnel Bulletins de paie (double papier ou sous forme électronique), registre unique du personnel, contrats de travail et documents relatifs aux salaires, primes, indemnités et soldes de tout compte 5 ans

 

Face à ces différents délais et au caractère légal de ces obligations, il est important pour une entreprise de mettre en place une gestion efficace de ses documents. C’est ici qu’intervient la GED.

GED : Gestion électronique des documents, une centralisation simplifiée et efficace

La GED permet d’organiser, gérer, stocker les informations et les documents de l’entreprise de manière électronique, en mettant en place des automatisations.

La dématérialisation de vos documents c’est :

  • un gain de place physique de vos archives
  • une fiabilité accrue de leur conservation
  • une organisation et un classement optimal
  • un gain de temps dans leur recherche et leur diffusion.

Chaque entreprise peut simplifier la gestion de ses documents en disposant d’un système de gestion documentaire dématérialisé adapté à ses particularités.

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